Innholdsfortegnelse
Hva er en organisasjonsstruktur?
En organisasjonsstruktur er en oversikt over det ønskede (formelle) mønsteret av aktiviteter (oppgaver), forventninger og ide utveksling, mellom ledere, ansatte og kunder eller klienter.
Mintzberg (1979:2) definerer organisasjonsstruktur som:
“summen av de måter bedriften deler opp arbeidet i klare oppgaver og oppnår koordinering mellom dem“
… før han så legger til (Mintzberg,1979: 66):
“De formelle midler (…) som organisasjoner benytter for å dele opp og koordinere arbeidet, med den hensikt å oppnå stabile atferdsmønstre“.
Organisasjonsstruktur angir med andre ord de formelle strukturene for oppgave- og autoritetsforhold som styrer hvordan medarbeiderne skal samordne sine aktiviteter og ressurser for å nå organisasjonens mål. Organisasjonsstrukturen angir dermed hvordan organisasjonen er bygd opp. Selve skjellete i denne organisasjonsstrukturen fremstilles gjerne i form av et organisasjonskart.
Det er ingen organisasjonsstruktur som er overlegen alle andre, passer alle eller garanterer suksess. Organisasjonsstrukturen må alltid tilpasses organisasjonens mål, strategi, størrelse, teknologi, virksomhetsområde, kapital, medarbeidere og omgivelser. Endres noen av disse forholdene må også organisasjonsstrukturen endres. Organisasjonsstrukturen må derfor ikke bare designes for å møte dagens behov, men også for å møte planlagte endringer i fremtiden (Lawler og Worley, 2006).
Hvordan den formelle strukturen er bygd opp avgjør hva organisasjonen er i stand til å utrette. F.eks. vil grupper som prøver å løse en komplisert oppgave, som ikke lar seg løse gjennom faste rutinene (som f.eks. forskning), fungerer bedre i en desentralisert struktur, enn i en sentralisert. Omvendt vil det være for grupper som arbeider med en enkle og rutinepreget oppgave, som f.eks. produksjon (Leavitt, 1978).
Organisasjonsdesign?
Organisasjonsstruktur og organisasjonsdesign er to utfyllende begreper som må ses i sammenheng. Organisasjonsdesign vil si å:
”utviklingen av funksjonelle systemer med sikte på fordeling og gruppering av arbeidsoppgaver, hierarkisk organisering av autoritet og bruk av administrative ordninger for styring, koordinering og kontroll”.
For å skille mellom organisasjonsstruktur og organisasjonsdesign kan vi sammenligne begrepene med anatomi og fysiologi. Anatomi handler om hvordan organismer er bygd opp, mens fysiologi om hvordan organismer fungerer.
I anatomien stiller en seg spørsmål om hvordan menneskekroppen er satt sammen, og svarer med å peke på organer som hjerte og hjerne osv. I fysiologien er spørsmålet hvordan organene fungerer hver for seg og sammen for å møte kroppens behov. Organisasjonsstrukturen og organisasjonsdesignet er likedan.
Organisasjonsstrukturen kan sammenlignes med anatomien, mens organisasjonsdesign er organisasjonens fysiologi ved at den forteller hvordan de ulike organene fungerer hver for seg og sammen. Formålet med organisasjonsdesignet er å få de ulike delene av organisasjonen til å fungere best mulig sammen.
Organisasjonsdesign går i praksis ut på å systematisere hvem som skal gjennomfører de ulike oppgavene og hvordan disse oppgavene skal koordineres med andre oppgaver for å skape et ønsket sluttresultat gjennom målrettet samhandling.
Utfordringen i denne sammenheng er hvordan vi skal sette sammen de strukturelle grunndimensjonene til et velegnet design som samtidig er tilpasset de eksterne miljøforhold. Selv om det er mange påvirkningsfaktorer i omgivelsene som kontinuerlig vil prøve å påvirke utviklingen av organisasjonsdesignet er de sterkeste påvirkningsfaktorene allikevel:
- Investorer/aksjonærer
- Økonomiske krefter
- Styresmakter
- Internasjonale institusjoner
- Ansatte
- Leverandører og distributører
- Teknologi
- Kunder
- Konkurrenter
Strukturelle og kontekstdimensjoner
En organisasjonsstruktur består av både strukturelle- og kontekstuelle dimensjoner som vi må ta hensyn til når organisasjonsstrukturen skal velges.
De strukturelle dimensjonene beskriver organisasjonens inder egenskaper (organene), mens kontekstdimensjonene omhandler den mer helhetlige sammenhengen for den aktuelle organisasjonen.
Strukturdimensjoner
Det finnes fire viktige strukturdimensjoner vi må ta hensyn til:
- Formalisering – I hvilken utstrekning brukes det regler og instrukser
- Arbeidsdeling – Hvordan oppgaver blir fordelt på ulike stillinger
- Autoritetshierarki – Hvordan stillingene blir samordnet i organisasjonen
- Sentralisering – I hvilken grad beslutningsmyndigheter ligger hos topp-ledelsen eller ute i organisasjonen
Kontekstdimensjoner
Når man skal avgjøre hvor sterk grad av formalisering, sentralisering, autoritetshierarki og oppgavefordeling man skal velge må man ta hensyn til organisasjonens kontekstuelle dimensjoner. Noen sentrale dimensjoner er her organisasjonens:
- Størrelse
- Teknologi
- Eksternt miljø
- Strategi og mål
- Organisasjonskultur
Hvilke elementer er nødvendige i et organisasjonsdesign?
De grunnleggende elementene i en organisasjonsstruktur er allokeringen av ansvar (makt), gruppering av de ansattes aktiviteter, og koordinering og kontroll av disse aktivitetene (oppgavene).
Organisasjonsstrukturen skal vise hvordan organisasjonen er bygd opp m.h.t.:
- Mål
- Strategi
- Regler og policy (retningslinjer)
- Roller
- Spesialisering
- Samordning
- Koblinger
- Oppgaver
- Teknisk system/kjerne-teknologi
- Omgivelsene
